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Le 07/07/2017 : Journal
Compte rendu de la reunion de CA du 28 juin 2017
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Règlement intérieur




Le but de ce règlement est d'avoir la référence écrite sur le mode de fonctionnement de l'AMAP des RIVES de la MORTAGNE. Le mode de fonctionnement est participatif.
Ce règlement est complémentaire des statuts de l'AMAP.

Administration :


L’AMAP est représentée légalement par un collège solidaire et est administrée par un comité d’administration.
La dissolution éventuelle est prononcée par deux tiers au moins des adhérents.

Le collège solidaire :


Il est constitué de 3 à 5 référents qui ont un rôle technique et décisionnel. Chaque référent a un mandat clair définissant sa mission.

Mission adhérents et contrats: relation avec les adhérents consom'acteurs et producteurs (liste, relations téléphonique, mail et postale) et de la liste d'attente. Gestion des contrats.
Garant de la diffusion des informations concernant l’AMAP.

Mission trésorerie et chèques : gestion de la trésorerie et des cotisations, de la réception des chèques et de leur transmission tous les mois aux producteurs.

Mission livraison : gestion du planning de livraison (pour que chaque semaine les personnes nécessaires soient présentes pour tenir la feuille d'émargement, aider à la mise en place et au ménage) et gestion des problèmes rencontrés lors des livraisons. Suivi de la satisfaction des adhérents.

Mission communication : gestion des relations publiques et média. Diffusion des informations aux adhérents.

Mission informatique : gestion des outils informatiques et du site.

Mission vie administrative : gestion des réunions et compte-rendu du comité d'administration, du conseil solidaire, et de l'assemblée générale. L'organisation de l'assemblée générale est partagée au sein de l'ensemble du comité d'administration.

Ces missions seront réparties entre les 3 à 5 référents élus au sein du collège solidaire. Un adjoint peut être désigné pour chaque référent au sein du comité d'administration. Si personne ne s’y oppose, afin de faciliter le transfert de connaissances, le référent est de préférence l’adjoint de la saison précédente.

Les référents peuvent déléguer une partie de leur travail à d’autres adhérents, mais ils restent responsables individuellement de la réalisation de leurs missions. Les référents devront faire un bilan de leur mandat lors de l’assemblée générale.

Le comité d’administration :


Le comité gère les affaires courantes de l'AMAP, coordonne les différents référents et permet aux adhérents de participer à la vie de l’AMAP.

Il est composé d'au moins 10 membres dont les référents et leurs adjoints. Il est ouvert à tous les adhérents, mais les référents (ou des personnes les représentant) et leurs adjoints, doivent être présents aux réunions de ce comité. Le comité se réunit au minimum chaque trimestre ; la date et l’ordre du jour doivent être communiqués dix jours à l’avance à l’ensemble des adhérents. Ces derniers peuvent proposer des modifications à l’ordre du jour jusqu’à 5 jours avant la réunion. Les comptes-rendus seront également communiqués à tous les adhérents.

Chaque référent doit avoir préparé les points dont il a la charge.

Processus décisionnel :

La prise de décision se fait au consensus (on construit une réflexion collective en vue d'aboutir à une solution portée par tous). Décider au consensus donne à chacun un pouvoir d'expression et de contribution à la construction d'une décision.

Si un consensus ne se dégage pas après l’avoir activement recherché, le mode de décision se fait lors d'un vote pondéré selon la méthode Borda.

Cependant, pour les décisions qui ne proposent que 2 solutions (ex: pour/contre), elles sont prises à main levée et à la majorité des 2/3 des présents. Si cette majorité qualifiée n'est pas atteinte un vote pondéré est réalisé selon la méthode Borda : chaque électeur classe les n propositions par ordre de préférence. A la première proposition, il attribue n points, à la seconde n-1 points, et ainsi de suite, la nième proposition se voyant attribuer 1 point. Le score d'une proposition est la somme de tous les points qui lui ont été attribués.
La proposition dont le score est le plus élevé est adoptée

Le vote par procuration n’est pas possible, le processus décisionnel privilégiant l'échange entre les participants.

Les élections du comité d'administration et du collège solidaire se font selon la méthode décrite ci-dessus.

Il existe différents types de décisions :
  • Court terme : concerne une ou deux livraisons, en général à prendre dans l’urgence pour régler un problème inopiné
  • Moyen terme : concerne plusieurs livraisons mais pas toute la saison (problème moins urgent)
  • Long terme : affecte au moins une saison entière
Chaque type de prise de décisions ne nécessite pas toujours le même degré de participation. Pour les décisions à court terme, elles sont de la responsabilité du référent concerné.

Le comité d'administration peut également prendre les décisions concernant le court terme ainsi que les décisions concernant le moyen terme, à condition que le sujet ait été notifié dans l’ordre du jour.

Les décisions concernant le long terme ne peuvent être prises lors des réunions du comité d'administration mais peuvent y être discutées pour aboutir à des propositions lors des assemblées générales. Ces décisions à long terme doivent être prises lors d’une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire.

Paniers


Le panier est un ensemble de produits fermiers locaux livrés par les producteurs.

En ce qui concerne les légumes, c’est le consom’acteur qui compose directement son panier selon les consignes hebdomadaires du producteur. Si plusieurs consom’acteurs sont regroupés sur un même panier, il est de leur responsabilité de procéder au partage de leur panier (le premier arrivé compose son demi-panier et celui de son binôme).

Chaque consom’acteur se charge de gérer son panier pendant ses congés et se charge de trouver une personne qui le récupère, consom'acteur ou non, le panier étant de toute façon payé par lui.

Les paniers non récupérés en fin de livraison seront répartis entre les personnes assurant la permanence ce jour là.

Contrat


Le contrat est la convention formelle qui fixe les conditions du partenariat entre un producteur et un consom’acteur. Le contrat fixe la durée de la saison, le prix de chaque type de panier (fromage, viande, légumes, …) les conditions de paiement, les modalités et le lieu de livraison des paniers. Le contrat est mis à jour lors de l’assemblée générale annuelle.

Parmi les principes de fonctionnement de l’AMAP des RIVES de la MORTAGNE figurent, pour une même saison, l’engagement des consom’acteurs et la stabilité de son effectif. La résiliation du contrat n’est donc possible qu’en cas de force majeure. Cette défection implique l’obligation pour le contractant de trouver un remplaçant jusqu’à la fin du contrat en cours, en priorité sur liste d’attente.

Le présent règlement a été approuvé par l’assemblée générale constitutive le 4 septembre 2010 et signé par le collège solidaire élu lors de cette assemblée générale.